Аудиты в области качества по стандарту iso 9001: 2000 превращая соответствия в чистую прибыль Салли Стивену Саймону и Эрин за все те - shikardos.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
Похожие работы
Аудиты в области качества по стандарту iso 9001: 2000 превращая соответствия в чистую - страница №16/19


ответственность аудитируемого (шаг 2)

Право собственности на решение остается за менеджерами проходящей аудит организации. Поэтому им необходимо выработать результативное решение, или несколько решений, для предотвращения появления когда-либо проблемы впредь. Если бы аудиторы строго применяли правило «предотвращение появление подобного впредь», было бы интересно посмотреть результативность многих планов корректирующих действий.

Здесь не ставится цель определить подход к решению проблем; на эту тему много других источников. Однако, следующий вопросник, который здесь приводится, может быть полезен в установлении целостности подхода к решениям, которые могут быть предложены, чтобы ликвидировать проблемы, вскрытые в процессе аудита:


  • Четко ли определена проблема?

  • Выражена ли проблема в количественной форме (число случаев, затраты и т.д.)?

  • Предприняты ли уже ограничительные действия (например, по работе в отношении к обслуживаемому оборудованию, к еще не использованным редким материалам)?

  • Каким образом организация определила, кто из сотрудников вправе заниматься этой проблемой?

  • Определен ли источник проблемы и идентифицированы и обозначены другие потенциальные ее источники?

  • Идентифицированы и обозначены ли пути решения?

  • Проводился ли бенчмаркинг лучших в своем классе процессов для более ускоренной идентификации решений?

  • Разработала ли организация план внедрения изменений?

  • Включает ли в себя этот план:

    • коммуникацию со всеми заинтересованными сторонами в процессе разработке решения, его внедрения и подтверждения на результативность?

    • обучение (подготовку)?

    • тестирование результативности решения через значительный период времени?

    • изменения в процедурах, инструкциях и учебных материалах?

    • случаи преодоления сопротивления предложенным решениям?

    • действующие способы управления?

    • обновление анализа по разработке метода предотвращения?

    • временной план для доведения изменений до оперативного персонала?

  • Может ли организация продемонстрировать, что она полностью владеет ситуацией путем произвольного создания и устранения проблемы?

  • Имеется ли «защита от ошибок» при решении проблемы? Если нет, подвергался ли аудиту соответствующий процесс?

  • Демонстрирует ли организация понимание обратимых и необратимых средств исправления?

  • Разработаны ли другие варианты решения?

  • Было ли выражено одобрение, признательность сотрудникам, принимавшим участие в разрешении проблемы?


согласование по графику

корректирующих действий (шаг 3)

На график проведения корректирующих действий опять же оказывает влияние количество, природа и содержание несоответствий. Как общее правило, корректирующие действия не следует проводить позже, чем через 13 недель временной задержки. Пока решение не очевидно, аудиторы следует отговаривать менеджеров организации от осуществления незамедлительных корректирующих действий и соответствующих временных графиков на итоговом совещании. Гораздо полезнее для руководящей команды всесторонне поразмышлять над природой и содержанием несоответствия прежде, чем проводить в жизнь какое-либо решение.

Последующий (дополнительный) визит (аудит) не всегда попадает в график как отдельное мероприятие. Он может совпасть по времени со следующей плановым наблюдательным аудитом.


Самопроверка результативности и устойчивости корректирующих действий (шаг 4)

Всегда разумно для аудитируемых проводить аудит результативности и устойчивости корректирующих действий прежде, чем приглашать внешнего аудитора провести последующий аудит.



Уведомление аудитора (шаг 5)

После того, как организация провела самопроверку результативности и устойчивости корректирующих действий, можно уведомить аудитора о готовности к последующему аудиту.



верификация внедрения, результативности и устойчивости принятого решения проблем (шаг 6)

В самом названии этого раздела намеренно подчеркивается то, что иллюстрирует область ответственности аудитора, когда определяется природа корректирующих действий.

Имеются три четкие стадии:


  • корректирующие действия внедрены;

  • корректирующие действия результативны;

  • корректирующие действия останутся результативными и в дальнейшем.

Способы, которые аудитор верифицирует эти три стадии, могут варьироваться и определяются природой и содержанием несоответствия. Методы верификации включают в себя:

  • Получение письменного отклика (документа) (например, если был подготовлен отчет, охватывающий все темы приведенного ранее в этом разделе вопросника, аудитор может решить, что нет необходимости еще раз посетить организацию и провести верификацию корректирующих действий лично). В случае решений на высоком техническом уровне, такой подход может быть вполне уместным.

  • Получение предъявленных доказательств. Например, если из 15 произвольно отобранных единиц оборудования у одной калибровка оказалась просроченной на неделю, это может быть несущественным отклонением, но и здесь требуется коррекция. Система, по сути, справляется со своими задачами, но имеется огрех. В этом случае аудитор мог бы удовлетвориться копией калибровочного сертификата и не посещать компанию снова. Но если было обнаружено несколько единиц оборудования с просроченной датой калибровки, этого, конечно, недостаточно.

  • Повторное посещение организации с целью верифицировать внедрение, результативность и устойчивость корректирующих действий (например, когда никакие из предыдущих опций не были приемлемыми, или когда нужно верифицировать большое количество различных действий).

Иногда не первоначальная проблема, а предпринятые корректирующие действия вызывают необходимость повторного посещения организации. Например, если аудитируемые определяют корректирующие действия как: «Все рабочие, находившиеся в цеху без специальной защитной обуви, уволены», у аудиторов есть все основания думать, что организация не добралось до корневой причины несоответствия.


формальное закрытие несоответствия (шаг 7)

В самом лучшем случае по сценарию все предыдущие шаги дают возможность аудитору просто верифицировать результативность и устойчивость корректирующих действий и формально подписать отчет о несоответствиях. В случае, если аудитор не принимает корректирующие действия, необходимо вернуться к первому шагу.



Часть 13

Последующие и наблюдательные визиты


Цель последующего визита

Смысл повторного посещения для аудитора заключается в том, чтобы удостовериться во внедрении, результативности и устойчивости корректирующих действий. Дата этого визита определяется на основе взаимной договоренности, но обычно не позднее, чем через 13 недель после предыдущего посещения. В случае проведения первичного аудита с целью сертификации организация, проходящая аудит, заинтересована в том, чтобы внедрить и верифицировать корректирующие действия как можно скорее, иначе неспособность выполнить эти действия может отложить выпуск сертификата.

Как было уже продемонстрировано в части 12, не всегда требуется посещение площадки организации (ее расположения), чтобы верифицировать внедрение, результативность и устойчивость корректирующих действий; может быть вполне достаточно письменных отчетов или объяснений.

Временной период последующего визита, хотя и является предметом взаимной договоренности, часто определяется наличием ресурсов у аудиторской организации. Поскольку бывает, что аудиторов, проводящих все аудиты, последующие аудиты и наблюдательные аудиты, не хватает, в последнее время повторный визит весьма популярно совмещать с наблюдательным аудитом.

Последующий (дополнительный) аудит обычно имеет место, если:


  • были выявлены значительные несоответствия;

  • были выявлены многочисленные несоответствия;

  • корректирующие действия не могут быть верифицированы ни одним из методов;

  • природа корректирующих действий дает повод для озабоченности.


Соглашение об материально-техническом

обеспечении последующего визита

Если не было вскрыто много несоответствий, является редким случаем назначение на последующий визит более, чем одного члена из предыдущей команды аудиторов. Как только аудитор, назначенный на последующий визит, поймет природу и содержание несоответствия, у него не возникнут какие-либо трудности.

Кроме вопросов административных и материально-технических мероприятий, которые должны быть осуществлены (например, дата, время, программа встреч, привлекающиеся сотрудники), определены следующие основные принципиальные правила:


  • Последующий (дополнительный) аудит концентрируется на несоответствиях.

  • Дополнительные изменения, внесенные в систему с момента предыдущего аудита, не могут быть представлены для верификации.

  • Аудитор не проводит аудит системы заново.

  • Аудитируемым следует заранее провести верификацию внедрения, результативности и устойчивости корректирующих действий.

  • Последующий визит не является консультационным.

  • Аудитор может только сообщить (обсудить) представителям организации относительно рекомендаций, которые будут даны руководящему органу аудиторской организации или тому, кто дает полномочия на аудит. Решение по сертификату не может быть принято немедленно; на это может уйти несколько недель.



объективность последующего визита (дополнительного аудита)

Последующий визит не является еще одним аудитом всей системы в целом; это лишь верификация внедрения, результативности и устойчивости корректирующих действий, предпринятых организацией в ответ на несоответствия, вскрытых во время первичного аудита. Поэтому аудитор не должен выискивать новые факты несоответствий при последующем визите (дополнительном аудите). Но что делать, если он столкнется с серьезной проблемой? Несоответствие должно быть вскрыто. Разница здесь должна быть в том, что аудитор обнаружил несоответствия без применения своих методов исследований; иными словами, у аудитора не было намерения обнаружить новые несоответствия.



Отчет о результатах повторного посещения

На рисунках 13.1, 13.2 и 13.3 приведены примеры заполненных отчетов и обзоров о несоответствиях, которые следуют при завершении аудит.




ОТЧЕТ ОБ АУДИТЕ

№ 0127а

КОМПАНИЯ

XYZ plc

ДАТА

06.01.2001

КЛЮЧЕВЫЕ СОТРУДНИКИ

КОМАНДА АУДИТОРОВ

Дж. Смит — Генеральный директор

А. Баттон — Директор по производству

М. Рис — Менеджер по качеству

А. Краббе — Менеджер по проектированию

Дж. Рашмор — Менеджер по производству


Brighton Projects Inc.

П. Перфект — Главный аудитор



СТАНДАРТ ДЛЯ АУДИТА

ISO 9001:2000

ОТЧЕТ 1 из 2

ОБЗОР

Область распространения системы: Проектирование, разработка и производство приводных пневматических систем специального назначения.

Цели: Проверить выводы первичного аудита, имевшего место 01/02/2001, и оценить внедрение, результативность и устойчивость предпринятых корректирующих действий.

Результаты аудита:

Дата аудита: 06.01.2001

Место: Чиппинг Даун, Гемпшир

Компания продемонстрировала правильное отношение к необходимости предпринять корректирующие действия в отношении несоответствий, обнаруженных в ходе первичного аудита.

Оба обнаруженных первоначальных несоответствия учтены.

Заключение:

Основываясь на результатах первичного аудита и последующего визита можно сделать вывод, что система находится в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2000, является результативной в обеспечении того, что ее продукция и услуги удовлетворяют установленным требованиям.



Рекомендации:

Рекомендовано выдать компании сертификат по стандарту в рамках области распространения системы, указанной выше.


Подпись: П. Перфект– главный аудитор 06/01/2001 Подпись: Дж. Смит — исполнительный директор

Рис. 13.1 Отчет об аудите




ОТЧЕТ О НЕСООТВЕТСТВИЯХ

№ 0127/1

КОМПАНИЯ

XYZ plc

ДЕПАРТАМЕНТ

Проектирования и Разработки

ДАТА

02/01/2001

СТАНДАРТ ДЛЯ АУДИТА

ISO 9001:2000

Результаты, включая объективные доказательства:

Методы управления процессами не включает в себя идентификацию навыков и потребностей в обучении для сотрудников, занятых разработкой проектов. В результате этого были потеряны три контракта из-за новых требований к сроку представления продукции, устанровленгных XYZ plc.

Процедура процесса DC016A - Планирование Проектирования и Разработки - существует в черновике, однако в ней ничего не говорится о требованиях к навыкам.


Требование ISO 9001




6.2.2 (а)




Крупное/Мелкое ненужное зачеркнуть




Суть несоответствия:

Организация не идентифицировала необходимый уровень компетентности для сотрудников, занятых разработкой проектов



АУДИТОР

С. Браун

ПРЕДСТАВИТЕЛЬ КОМПАНИИ

А. Крабб

КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ

Проведен полный анализ всех текущих и ожидаемых в будущем проектов и определены основные уровни компетентности сотрудников, которые включены в рабочие инструкции сотрудников, занятых проектированием.

В процесс анализа со стороны руководства включен пункт, обеспечивающий, что компетентности по всем функциям подлежат ежегодному рассмотрению. Кроме того, вопросник по планированию проектов в настоящее время содержит положение по анализу компетентности всех сотрудников.



НАМЕЧЕННАЯ ДАТА

05/01/2001

Подпись: АС




РЕЗУЛЬТАТЫ ПОВТОРНОГО ВИЗИТА

Корректирующие действия адресованы непосредственно проблеме в области проектирования, а также на текущие и потенциально возможные в будущем варианты возникновения этой проблемы по всем функциям. Дополнения к анализу в процессе планирования проекта содержатся в документах по новому проекту ТС6754, и повестка анализа со стороны руководства теперь включает пункт об оценке компетентности сотрудников, исходя из требований текущих и ожидаемых проектов.

На этом основании несоответствие можно считать закрытым.



ДАТА

06/01/2001

ПОДПИСЬ:

П. Перфект

Рис. 13.2 Отчет о несоответствиях (существенные несоответствия), содержащий корректирующие действия и последствиям.




ОТЧЕТ О НЕСООТВЕТСТВИЯХ

№ 0127/2

КОМПАНИЯ

XYZ plc

ДЕПАРТАМЕНТ

Участок сборки №3

ДАТА

02/01/2001

СТАНДАРТ ДЛЯ АУДИТА

ISO 9001:2000

Результаты, включая объективные доказательства:

Управление документами – цеховые чертежи.

Из проверенных чертежей два оказались не той версии.

Приводной механизм клапана 02-0875-027 версии G должен быть версии K.

Корпус насоса 11-1275-001 версии В должен быть версии С.

Брак, вызванный этими двумя ошибками, составил в стоимостном выражении £14 000



Требование ISO 9001




4.2.3 (g)




Крупное/Мелкое ненужное зачеркнуть




Суть несоответствия:

Процедуры управления документами не защищает от непреднамеренного использования устаревших версий документов.



АУДИТОР

Дж. Булл

ПРЕДСТАВИТЕЛЬ КОМПАНИИ

Дж. Рашмор

КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ

Все чертежи в компании были проверены, все устаревшие документы удалены. Создан реестр, включающий все чертежи и спецификации и их статус ревизии. Реестр содержится централизованным образом на компьютере. Для всех чертежей подготовлен список рассылки, способствующий изъятию и переизданию документов, и введены расписки для подтверждения выпуска новых версий чертежей и удаления устаревших документов. С начала нового финансового года был назначен ответственный по документообороту с полной ответственностью за менеджмент этого процесса в целом.

НАМЕЧЕННАЯ ДАТА

05/02/2001

ПОДПИСЬ: JC




РЕЗУЛЬТАТЫ ПОВТОРНОГО ПОСЕЩЕНИЯ

Новый процесс и назначенное лицо ясно и четко ориентированы на удаление любых других устаревших версий документов, которые были в системе, и введены рациональные измерения для обеспечения того, чтобы проблема больше не повторилась. Было выбрано случайным образом пятнадцать чертежей, все они без исключения находились в установленных местах и в действующей на текущий момент версии. Два чертежа, отмеченные как устаревшие во время первичного аудита, также исправлены и в действующей версии. Организация также готовится представить онлайновую систему, при которой отпадет необходимость работать с бумажными копиями чертежей и изучение возможностей использования такой системы будет закончено в сентябре 2001 года. Все заверенные чертежи имеют штамп красного цвета «Первый экземпляр» и на местах сотрудников развешены уведомления о том, что в работе могут быть использованы только чертежи, отмеченные таким образом, с рекомендациями перед началом работы проверить номер текущей версии документа в реестре. Беседа с несколькими сотрудниками показала, что они понимают суть процесса. На основании этого несоответствие можно считать закрытым.

ДАТА

06/01/2001

ПОДПИСЬ:

П. Перфект

Рис. 13.3 Отчет о несоответствиях (несущуственные несоответствия).



<< предыдущая страница   следующая страница >>