Краткое содержание курса 4 Основные понятия Microsoft Excel. Ввод данных 4 - shikardos.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
Похожие работы
Краткое содержание курса 4 Основные понятия Microsoft Excel. Ввод данных 4 - страница №1/3



Содержание


Введение 3

1. Структура и краткое содержание курса 4

1.1. Основные понятия Microsoft Excel. Ввод данных 4

1.1.1.Окно программы Microsoft Excel 4

1.1.2. Рабочая книга и ее структура 5

1.1.3. Типы данных в ячейках электронной таблицы 6

1.1.4. Ввод и редактирование данных 7

1.1.5. Автоматизация ввода данных 8

1.1.6. Операции над рабочими листами 9

1.2. Вычисления в Microsoft Excel 10

1.2.1. Составление формул 10

1.2.2. Типы ссылок 11

1.2.3. Использование именованных ячеек 12

1.2.4. Копирование формул 13

1.2.5. Использование встроенных функций 13

1.2.6. Мастер суммирования 16

1.3. Средства форматирования таблиц 18

1.3.1. Форматирование данных 18

1.3.2. Создание собственных форматов 19

1.3.3. Выравнивание данных в ячейках 20

1.3.4. Создание обрамления и заливки 21

1.3.5. Копирование форматов 21

1.4. Графическое представление данных 22

1.4.1. Построение диаграмм 22

1.4.2. Редактирование диаграмм 24

1.4.3. Форматирование диаграмм 24

1.5. Работа со списками 25

1.5.1. Основные операции, выполняемые над списками 25

1.5.2. Сортировка списков 26

1.5.3. Фильтрация списков 26

1.5.4. Сводные таблицы 27

2. Методические рекомендации по выполнению контрольных работ 32

2.1. Теоретическая часть контрольной работы 32

2.2. Практическая часть контрольной работы 33

3. Вопросы итогового контроля 36

Список литературы 38





Введение


Вторая часть методических указаний по дисциплине «Информатика» предназначена для студентов второго курса заочной формы обучения, обучающихся по специальностям экономическо-управленческого профиля. Рассматриваются основы работы с табличным процессором Microsoft Excel. Изложены вопросы, касающиеся ввода, редактирования и форматирования данных. Значительное внимание уделяется правилам организации вычислений в Microsoft Excel. Приведены основные сведения по графическим возможностям Microsoft Excel.

Поскольку, информатика является дисциплиной, имеющей большое практическое значение, контрольная работа состоит из двух разделов: теоретического и практического. В теоретическом разделе студент должен раскрыть основные понятия, касающиеся выбранной темы. В практической части на примере поставленной задачи необходимо продемонстрировать владение основными приемами работы с табличным процессором Microsoft Excel.



1. Структура и краткое содержание курса

1.1. Основные понятия Microsoft Excel. Ввод данных

1.1.1.Окно программы Microsoft Excel


Табличными процессорами называются прикладные программы, предназначенные для обработки таблично орга­низованной информации (данных, представленных в виде строк и столбцов чисел), проведении расчетов на ее основе и обеспечении визуального представления хранимых данных и результатов их обработки (в виде графиков, диаграмм и т. п.).

Окно программы Excel содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows (рис. 1).




1. Поле имени

Маркер
автозаполнения


2. Строка
формул


Ярлычки рабочих листов

5. Поле для
Автовычислений


Активный
лист


3. «Пустая» кнопка для выделения

4. Кнопки навигации по листам
gif" align=left hspace=12>

Рис.1.Окно программы MS Excel

1   Поле имени содержит адрес активной ячейки. Набрав в нем адрес (на англ. яз) можно осуществлять быстрый переход к нужной ячейке.

2   Строка формул служит для ввода и редактирования данных в ячейках. В ней отображаются введенные в ячейку формулы.

3Пустая кнопка для выделения всего листа.

4 – Кнопки навигации по листам.

5   Поле для автовычислений отображает сумму значений выделенного блока ячеек. Возможно также выполнение других типов автовычислений. По щелчку правой кнопкой мыши в поле автовычислений открывается контекстное меню, позволяющее найти:

  • Среднее значение;

  • Наибольшее или наименьшее значение;

  • Количество чисел (число ячеек, содержащих числа);

  • Количество значений (число непустых ячеек).

При запуске Excel для автовычислений устанавливается функция СУММ.

1.1.2. Рабочая книга и ее структура


Документ в программе Excel принято называть рабочей книгой.

Рабочая книга Excel – совокупность Рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле. Этот файл имеет расширение *. xls.

По умолчанию в каждой книге содержится 3 листа. Это число можно изменить с помощью команды СервисПараметры  вкладка Общие на счетчике Листов в новой книге указать значение от 1 до 255.

Рабочие листы можно удалять, переставлять местами, копировать, добавлять новые, переименовывать. Команды для выполнения этих действий можно найти в контекстном меню ярлыка листа.

Рабочий лист состоит из 65 536 строк и 256 столбцов (колонок). Строки нумеруются числами (от 1 до 65 536), а столбцы обычно обозначаются буквами латинского алфавита А, В, С, ..., Z. После столбца Z следуют столбцы АА, АВ, АС, ВА ВВ ... IV.

Минимальным элементом Рабочего листа является ячейка. Адрес ячейки составляется из обозначений столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, например: Al, C24, АВ2.

Для обозначения ячеек существуют два типа ссылок. Тип ссылок задается пользователем при настройке параметров работы с помощью команды меню СервисПараметры  вкладка Общие переключатель Стиль ссылок - R1C1 или А1 - по умолчанию. При установленном переключателе R1C1 строки и столбцы обозначаются цифрами (строка № 1 — Row 1 и столбец № 1 — Column 1). Например: R1C1.



Блок (диапазон) ячеек - группа смежных или несмежных ячеек.

Ссылки на диапазон смежных ячеек состоят из адреса верхней левой и нижней правой ячеек диапазона, например: А1:С12.

Ссылки на диапазон несмежных ячеек состоят из адресов ячеек, разделенных точкой с запятой, например: А1;С12. Несмежные диапазоны выделяются с нажатой клавишей Ctrl.

Возможна комбинация смежных и несмежных диапазонов, например: А1:С12;А20:С25.


1.1.3. Типы данных в ячейках электронной таблицы


В ячейки рабочего листа можно вводить данные двух типов: константы и формулы. Константы могут быть следующих типов: числовые, текстовые, даты и времени, а также двух специальных типов — логические значения и ошибочные значения.

Число в Excel может состоять только из следующих символов: цифры от 0 до 9, +, -, (,), /, $, %, (.), Е, е. Запятая в числе интерпретируется как разделитель десятичных разрядов.

Существуют следующие правила ввода чисел:

1. Если ввод числа начинается со знака «+» или «-», Excel опускает «+» и сохраняет «-», интерпретируя введенное значение как отрицательное число.



  1. Числовые значения, заключенные в круглые скобки, интерпретируются как отрицательные. Например, (5) интерпретируется как -5.

  2. Символ Е или е используется при вводе чисел в экспоненциальном представлении. Например, 1Е6 интерпретируется как 1 000 000 (единица, умноженная на десять в шестой степени).

4. При вводе больших чисел можно вставлять пробел для отделения сотен от тысяч, тысяч от миллионов и т. д. При таком вводе числа в ячейках появляются с пробелами, а в строке формул без пробелов.

5. Если ввод числа начать со знака денежной единицы, к ячейке будет применен денежный формат.

6. Если ввод числа закончить знаком %, к ячейке будет применен процентный формат.

7. Перед вводом рациональной дроби, чтобы Excel не интерпретировал ее как дату, следует ввести 0 и пробел, например 3/4 ввести как 0 3/4.

Числа можно вводить в различных форматах. В Excel имеется набор стандартных числовых форматов, которые при необходимости могут быть изменены. Также можно создавать собственные пользовательские форматы.

Обычно ввод чисел осуществляется в общем числовом формате. В соответствии с ним числа в ячейке отражаются в привычном виде. Если длина числа не превышает ширину ячейки, то оно отображается в том виде, в котором вводится, если превышает, то число будет выведено в экспоненциальной форме. Если значение числа превышает допустимое по формату значение, то в ячейке выводится признак переполнения — ####. Изменить стандартный формат можно на вкладке Вид команды Ячейки меню Формат.



Текст — это произвольная последовательность символов, не воспринимаемая как число, дата, время суток или формула. При вводе длинного текста, который не может быть полностью отображен в одной ячейке, Excel выводит его, перекрывая соседние ячейки. При воде текста в ячейку, которая перекрыта содержимым другой ячейки, перекрывающий текст обрезается. В строке формул при активизации ячейки с длинным текстом отображается весь хранящийся в ней текст. Длинный текст в ячейке можно увидеть, расширив столбец двойным щелчком на границе столбца в его заголовке. Ширина столбца настроится по максимальной ширине значений в этом столбце.

Облегчить чтение длинных текстовых значений может также перенос текста. Этот режим позволяет вводить длинные текстовые значения с переносом на следующие строки без наложения текста на другие ячейки. При этом Excel увеличивает высоту строки, которая содержит ячейку с дополнительными строками. Чтобы установить это режим, следует включить флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание команды Ячейки меню Формат.

В Excel дата и время суток интерпретируются как числа. Основной единицей измерения времени в Excel являются сутки. Они представляются последовательными десятичными значениями от 1 до 65380. Базовая дата, представляемая десятичным числом 1,   это воскресенье, 1 января 1900 года. Максимальное десятичное значение даты 65380 представляет 31 декабря 2078 года. При вводе даты Excel сохраняет ее в виде десятичного значения, которое равно количеству дней между заданной и базовой датой. Время суток – это десятичная дробь, которая представляет часть суток между их началом (12:00 ночи) и заданным временем. Например, 12:00 дня представляется значением 0,5.

Внешнее представление в ячейках рабочего листа зависит от формата, назначенного ячейке. В форматах даты и времени используются следующие разделители: «.», «/», « »   для даты; «:»   для времени.

Данные типа даты и времени суток могут участвовать в вычислениях (сложение, вычитание), а также входить в состав формул в виде текста (тогда их необходимо заключить в двойные кавычки).

1.1.4. Ввод и редактирование данных


Ввод данных производится в активную ячейку. Закончить ввод данных можно, нажав клавиши Enter или Tab, при этом активная ячейка смещается вниз или вправо.

Отредактировать данные можно несколькими способами:

  1. войти в режим редактирования, дважды щелкнув левой клавишей мыши по ячейке, при этом в ячейке появится курсор, затем отредактировать данные;

  2. нажать функциональную клавишу F2, при этом в ячейке появится курсор, затем отредактировать данные;

  3. выделив ячейку, щелкнуть мышью в строке формул, и отредактировать данные.

Для удаления данных из ячеек необходимо выделить их и нажать клавишу Del. При этом форматы ячеек остаются неизменными, так как Excel сохраняет в памяти форматы ранее введенных данных. Для удаления форматов следует использовать команду ПравкаОчиститьФорматы или Все.

1.1.5. Автоматизация ввода данных


В Excel существует несколько способов, для ускорения ввода данных:

1. Копирование данных – выполняется протаскиванием с помощью маркера автозаполнения.

2. Автозаполнение - процедура автоматического заполнения строки или столбца изменяющейся последовательностью (рядами) данных с помощью протаскивания мышью маркера заполнения.

С помощью автозаполнения можно вводить последовательности дней недели и месяцев.

Можно создать собственную последовательность для автозаполнения. Для этого необходимо:


    1. Выбрать команду СервисПараметры  вкладка Списки.

    2. В элементе управления Списки сделать активным пункт Новый список.

    3. В поле Элементы списка ввести элементы списка. При этом каждый новый элемент вводится с новой строки.

    4. Нажать кнопку Добавить.

3. Ввод прогрессий. Прогрессия это последовательность из возрастающих (убывающих) по арифметическому или геометрическому зако­ну чисел, дат и т. п. Для создания прогрессии следует:

  1. Ввести значение первого элемента прогрессии в выбранную ячейку.

  2. Выделить на рабочем листе необходимое количество ячеек, иначе в диалоговом окне придется указать предельное значение и способ расположения (по строкам или по столбцам).

  3. Выполнить команду меню ПравкаЗаполнитьПрогрессия.

  4. В диалоговом окне Прогрессия (рис.2) указать тип прогрессии – арифметическая или геометрическая, шаг, и при необходимости расположение – по строкам или по столбцам и предельное значение.



Рис. 2. Задание параметров создаваемой прогрессии

Для быстрого ввода арифметических прогрессий можно использовать маркер автозаполнения.


1.1.6. Операции над рабочими листами


Над рабочими листами книги можно выполнять следующие операции:

  • выделять рабочие листы;

  • вставлять новые листы;

  • удалять листы;

  • переименовывать листы;

  • перемещать и копировать листы в пределах одной книги или в другую книгу.

Вставка и удаление листов производится через соответствующие команды меню Вставка и Правка.

Рабочему листу можно присвоить любое символьное имя длиной не более 31 символа, включая пробелы. Переименовать лист можно следующими способами:



  1. щелкнуть дважды по ярлыку листа и ввести новое имя;

  2. с помощью команды ФорматЛистПереименовать;

  3. с помощью команды Переименовать контекстного меню ярлыка листа.

Для перемещения листов в пределах одной книги следует выделить нужное количество листов и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, протащить указатель к месту вставки.

Перемещение листа в другую книгу можно осуществить двумя способами:



  1. с помощью команды ПравкаПереместить/Скопировать лист;

  2. с помощью мыши аналогично перемещению листа внутри книги.

Команды копирования листов аналогичны командам перемещения. Копирование мышью осуществляется протаскиванием указателя мыши при нажатой клавише Ctrl.

следующая страница >>