Аудиты в области качества по стандарту iso 9001: 2000 превращая соответствия в чистую прибыль Салли Стивену Саймону и Эрин за все те - shikardos.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
Похожие работы
Аудиты в области качества по стандарту iso 9001: 2000 превращая соответствия в чистую - страница №18/19












10

10

50

500














Общие требования
Ответственность руководства
Планирование продукции
Проектирование и разработка
Управление производственными

процессами




Требования к документации
Менеджмент ресурсов
Менеджмент потребителей
Закупки
Измерение, анализ и улучшение



















повышение добавляющего ценность вклада

от отчетов по аудите

Очевидно, что достижение приемлемости нового подхода к аудиту требует от аудиторов и аудитируемых прийти к согласию по стратегии. В этом случае предлагается, чтобы аудиторские вопросники ориентировались на матрицу, как показано в Таблице 14.1.

Согласно этому подходу, аудиторы сфокусируют свои вопросы на системных проблемах, таких, как:


  • Спланирована ли та или иная деятельность, основывается ли она на всех доступных данных и информации, включая ссылки по бенчмаркингу (сравнение с эталонами)?

  • Существуют ли свидетельства того, что планирование последовательно и согласованно развертывается во всей организации?

  • Какая деятельность по измерениям и обучению ведется для определения результативности плана и степени его развертывания?

  • Имеются ли свидетельства улучшения, основанные на измерениях и деятельности по обучению?

Такие вопросы могут быть затем заданы в контексте бизнес-целей (например, безопасность, удовлетворенность потребителей, качество продукции, окружающая среда, затраты, менеджмент знаний, или другие цели, определенные организацией и основанные на нуждах и ожиданиях ее акционеров).

Современный подход к разработке вопросников будет основываться на потоковой диаграмме, приведенной на Рис.14.1.

Вопросники нужны, чтобы обеспечивать связь между исследуемыми процессами и общей политикой и стратегией (параграфы 5.3/5.4.1).

Вопросники далее должны быть адресованы к тому, как организация разрабатывает свои планы (параграф 5.4.2).

Вопросы далее должны быть сфокусированы на исследовании специальных процессах (параграф 7). Специальные процессы включают входные и выходные данные, ресурсы и средства управления, включая мониторинг и измерение процессов и продукции.

Следом, в вопросник могут быть включены вопросы, касающиеся общих требований стандарта.

Наконец, свидетельства аудита (параграф 8.2.2) и анализ (параграф 5.6) необходимо подвергнуть верификации.


Таблица 14.1 Матрица аудиторского вопросника





безопасность

потребитель

продукция

окружающая среда

затраты

знания

люди

эффективность

цели

планирование




























выполнение




























проверка




























воздействие






























Рис. 14.1 Разработка вопросника


Когда подготовлен отчет по аудиту, основанный на таком системе постановки вопросов, он может высветить систематические слабости (такие, как в проектировании системы, в развертывании системы, используемых средствах и метода измерения и обучения, или отсутствии свидетельств систематизированного подхода к постоянному улучшению) и затем продемонстрировать влияние несоответствий в контексте достижения бизнес-целей:

  • Это - потенциальный риск в безопасности.

  • Это - влияние на удовлетворенность потребителей.

  • Это - повышение уровня возвратов (качество продукции и затраты).

  • Это - потенциально губительное воздействие на систему местного водоснабжения (окружающая среда).

  • Это - уменьшение нормы прибыли на продукцию на 2% (затраты);

  • Это – отсутствие знаний у персонала по продажам, что негативно повлияло на новой продукции (знания).

Это сочетание причин и следствий прекрасно описано Дж. П Расселом и Терри Регелом в их совместном труде «После аудита системы качества: замыкая цикл» (After the Quality Audit: Closing the Loop on the Audit Process, 2nd ed. (ASQ Press). В нем авторы выдвигают на первый план «причину» и «последствия», как основу для отчетов по аудитам.

Логика использования такого способа постановки вопросов и формы отчетности находится в согласовании с подходом Европейского фонда качества по менеджменту качества. Этот подход называют РПРОА — RADAR (результат, подход, развертывание, оценка, анализ — results, approach, deployment, assessment, review). Эффект размещения несоответствий в контексте бизнес-целей и влияния на акционеров помогает выявить реальные или потенциальные последствия проблем. И это необходимое условие для добавляющего ценность отчета об аудите.

Аудиторы при подготовке окончательных отчетов могут использовать матрицу, приведенную в Таблице 14.2 для организации своих результатов наблюдений.


Таблица 14.2. Подготовка отчета об аудите

Требования

ISO 9001:2000



Несоответствия

Возможности для улучшения

Влияние на результативность системы, процесса или продукцию

Объективные свидетельства

Определенные параграфы стандарта

Должностное лицо, подтвердившее наличие обнаруженного несоответствия

Реальные или потенциальные последствия существования обнаруженного несоответствия для бизнеса

4






















5






















6






















7






















8
























Влияние на внутренний аудит

Наряду с тем, что для аудиторов третьей стороны необходимо перестраивать свой фокус с простого соответствия требованиям стандарта на подход, добавляющий ценность, в равной степени важно для внутреннего аудитора становится более компетентным в применении процесса внутреннего аудита. В самом деле, сам процесс может потребовать переосмысления.

Для оптимизации использования ресурсов, скорее всего разумно объединить процессы внутреннего аудита (например, окружающей среды, по безопасности, а также качества). Однако, для того, чтобы внутренние аудиторы могли бы быть компетентными в таком спектре дисциплин, требуется программа всестороннего образования и подготовки. В конце концов аудит меняется, как и все другое на земле.

Реализовать потребность во внутренних аудиторах для высшего руководства может быть нелегко. Побудить людей стать добровольцами в качестве внутренних аудиторов еще труднее! Однако, если инициатива реализована на основе организационного и индивидуального подхода (обнажая большему количеству людей больше аспектов бизнеса) - может быть создан убедительный мотив. Большинство внутренних аудиторов частично заняты на этой работе. По определению, они частично заняты где-нибудь еще -на своей реальной работе. Важно, чтобы такая система проведения внутренних аудитов приносила какое-нибудь признание за их усилия. Например, если имеется оценочный процесс, то руководителю программы внутреннего аудита следует иметь входную информацию для оценки аудитора, так же как и линейный руководитель аудита или непосредственный владелец процесса.

Нужно уделять больше внимания регулярности аудитов. Очень часто назначается некая произвольная периодичность аудитов без рассмотрения влияния на деятельность в бизнесе или результатов предшествующих аудитов. Некоторые организации для определения частоты, с которой будут проводиться внутренние аудиты, используют методологию, изложенную в Таблице 14.3.

При оценке процесса внутреннего аудита следует рассматривать комплексную природу несоответствий, чтобы определить имеются ли систематические ошибки, такие, как следующие:



  • недостаточность подготовки;

  • устаревшие процедуры;

  • организационные изменения;

  • слабая коммуникация;

  • проблемы дисциплины;

  • доступность информации;

  • недостаток ресурсов;

  • возможности оборудования.

Рассмотрим ожидаемый итог, когда несоответствие обнаружено – корректирующие действия. Если несоответствие классифицируется как «существенное», что-то необходимо с ним делать. Если несоответствие «несущественное», здесь все зависит от ситуации. В самом деле, если ожидаемый итог всегда один и тот же, зачем тогда для внутренних аудитов вводить категории «существенного» и «несущественного» соответствия?

Когда процесс анализа со стороны руководства учитывает эти основные проблемы (к примеру, недостаточность подготовки, устаревшие процедуры, организационные изменения), усилия могут быть предприняты в направлении систематических слабостей в большей степени, чем на отдельные серии инцидентов. Этим легко можно управлять, используя базу данных.

Ответственность внутренних аудиторов должна быть четко определенной. Смотрите должностную инструкцию в Приложении Е.


Таблица 14.3 Определение периодичности внутренних аудитов




1

2

3

4

5

Частота




Влияние на бизнес

5=критическое

1=минимальное


Результаты предыдущего аудита

5=много несоответствий

1=нет несоответствий


Текучесть кадров

5=высокая

1=низкая


Сложность процессов

5-высокая

1=низкая


Все колонки

1х2х3х4


>200=5раз в год

150-199= 4 раза в год

101-149= 3 раза в год

51-100= 2 раза в год



<50= 1 раз в год

Процесс А

5

5

3

3

225

5

Процесс В

2

2

3

2

24

1

Процесс С

4

3

3

2

72

2

Рис. 14.2. Процесс внутреннего аудита (см. на следующей странице).

Блок-схема, приведенная на рисунке 14.2, подчеркивает некоторые положения новой редакции стандарта (ISO 9001:2000, параграф 8.2.2). Для того, чтобы внутренний аудит был признан как вид деятельности, добавляющий ценность, должен быть ясный процесс, охватывающий не только требования стандарта, но также и потребности бизнеса.



Приложение А

Учебный пример из практики первый:

Преимущества, которые несет бизнесу результативный аудит


<< предыдущая страница   следующая страница >>