Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство» для студентов специальности - shikardos.ru o_O
Главная
Поиск по ключевым словам:
страница 1страница 2
Похожие работы
Название работы Кол-во страниц Размер
Методические указания к лабораторной работе Самара 2005 1 230.29kb.
Методические указания к лабораторной работе рпк «Политехник» Волгоград... 1 178.66kb.
Методические указания к курсовой работе по дисциплине «Экономика... 1 303.05kb.
Методические указания по изучению английского языка для специальности... 4 618.32kb.
Методические указания к лабораторной работе №9 по дисциплине «Общая... 1 188.49kb.
Методические указания по изучению дисциплины для студентов всех форм... 4 1089.76kb.
Методические указания для преподавателя, методические указания для... 4 922.8kb.
Методические указания к практическим занятиям Для студентов направления... 2 355.96kb.
Методические указания к практическим занятиям Для студентов, обучающихся... 2 307.57kb.
Методические указания и перечень тем курсовых работ для студентов... 1 283.8kb.
Методические указания для аспирантов специальности 14. 01. 06 психиатрия... 3 562.48kb.
Правила приема в федеральное государственное бюджетное 2 659.24kb.
- 4 1234.94kb.
Методические указания к лабораторной работе «делопроизводство» для студентов специальности - страница №1/2



МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


Московский государственный университет путей сообщения

(МИИТ)


Кафедра экономики, организации и управления производством
Б.Ф. АНДРЕЕВ

А.И. ГУСЕВА


Методические указания к лабораторной работе

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

для студентов специальности


«Менеджмент на транспорте»

М о с к в а - 2003

МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


Московский государственный университет путей сообщения

(МИИТ)


Кафедра экономики, организации и управления производством

Б.Ф. АНДРЕЕВ

А.И. ГУСЕВА
Утверждено

редакционно-издательским советом

университета

Методические указания к лабораторной работе

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

для студентов специальности


«Менеджмент на транспорте»
М о с к в а - 2003

УДК 651


А-65
Андреев Б.Ф., Гусева А.И. Методические указания к лабораторной работе «Делопроизводство» для студентов специальности «Менеджмент на транспорте». –М.: МИИТ, 2003 -47 с.

В методических указаниях к выполнению лабораторной работы представлены требования ГОСТа по делопроизводству, приведены примеры заполнения служебных и размещения реквизитов. Материал может быть использован в практической работе управленческого персонала при оформлении и написании служебных документов.

© Московский государственный

университет путей сообщения

(МИИТ), 2003

ВВЕДЕНИЕ
Предлагаемое методическое пособие содержит необходимую информацию о документировании деятельности со­временной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п.

Так,


  • коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах;

  • распорядительная деятельность руководителя предприятия (организации) — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу;

  • работа ревизионных комиссийв актах;

  • производственно-хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами гос

ударственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Многие виды управленческих документов предприятие обя­зано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции, при комплексных документальных реви­зиях, проводимых аудиторами и вышестоящими организациями.

Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-ис­торическую ценность, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных архивах.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:


  • организационно-распорядительную документацию;

  • банковскую документацию;

  • финансовую, учетную и отчетную документацию бюджетных учреждений и организаций;

  • отчетно-статистическую документацию;

  • учетную и отчетную бухгалтерскую документацию предприятий;

  • документацию по труду;

  • документацию Пенсионного фонда Российской Федерации;

  • внешнеторговую документацию.

Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.

В настоящем пособии рассматривается организационно-распорядительная документация (ОРД), включающая следующие группы документов:



распорядительные документы:

• приказы, распоряжения, указания, инструкции;



информационно-справочные документы:

• протоколы, акты, письма, докладные и объяснительные запи­ски, справки, телеграммы, телефонограммы и др.

В пособии описываются состав и правила оформления реквизитов ОРД, приводятся формуляры основных ОРД и примеры их составления.
1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управлен­ческих документов, технология работы с документами, система­тизация документов в течение календарного года и организация архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действу­ющими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России, Государственным стандартом России "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ГОСТ Р 6.30-2003.
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАЦИИ.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1 Реквизиты документов и правила их оформления
При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления.

Отдельные надписи, содержащие обязательные сведения, называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.



Действу­ющими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, устанавливается следующий состав реквизитов ОРД:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 -ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу,

14 - адресат; .

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и Направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.
Каждый документ имеет присущий только ему набор рекви­зитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части:

  • заголовочную (реквизиты 01—16);

  • содержа­тельную (реквизиты 17—20);

  • оформляющую (реквизиты 21—29).

Реквизиты 01—12 заголовочной части используются при раз­работке бланков организационно-распорядительных документов и могут располагаться вдоль верхней стороны листа (продоль­ное расположение) или в левом верхнем углу стандартного листа бумаги (угловое расположение). Способы расположения рек­визитов ОРД и размеры отведенных для них полей приве­дены на рис. 1.

Рис.1 Схема расположения основных реквизитов на угловом бланке




01-02. Государственный герб Российской Федерации и Герб субъекта Российской Федерации помещают на блан­ках документов в соответствии с Положением о федерации. На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.
03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) по­мещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке уже имеется герб РФ или субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят. Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификато­ру предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации.

На формах официальных документов, представляемых в государст­венные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.


05. Код формы документа проставляют по Общероссийскому класси­фикатору управленческой документации (ОКУД).

Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения переда­чи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.


06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Например:
МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МПС РОССИИ)

Департамент управления перевозками
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращен­ное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

На документах акционерных обществ указывается вид акционирова­ния - закрытое или открытое акционерное общество:


ОАО "Российские железные дороги"



07. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номер и дату лицензии и др.).

Реквизит используется только при переписке и не про­ставляется на внутренних документах.

Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи.

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.
08. Наименование вида документа (приказ, акт, справка, дол­жностная инструкция и т.д.), составленного или изданного орга­низацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифици­рованной системой организационно-распорядительной документации, например:

ПРИКАЗ, АКТ, и т. п.


Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.
09. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания иди принятия решения, для акта - дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например:
01.03.2003.
Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например:
9 сентября 2003 г.
Во многих современных организациях можно наблюдать распространенную ошибку при датировании документов: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при изготовлении. Однако, согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД, дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подпи­си. При этом допускается напечатать в проекте документа значение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. Вместе с тем следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и др.), дата печатается на документах при их оформлении.
10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового но­мера (приказ № 1, протокол № 7), который можно дополнять по усмот­рению организации индексами:

- дела по номенклатуре;

- структурных подразделений или направлений деятельности;

- должностных лиц - авторов документа;

- корреспондентов или исполнителей;


  • наименований видов документов и т. п., например:



1-3/115

(1 - номер структурного подразделения,

3 - номер дела по номенклатуре,

115 - порядковый номер документа);


ОМ-3/115

(ОМ - отдел маркетинга,

3 - номер дела,

115 - порядковый номер документа);

115/ЮЛ-3

(115 - порядковый номер документа,

ЮЛ - Юрий Лужков,

3 - номер дела).

На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо), например, совместный документ МПС РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер:


01-20-105/11921, где

01-20-105 - номер, присваиваемый МПС РФ,

11921 - номер, присваиваемый ГТК РФ.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ, например:
На № ______от______________
Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при со­ставлении письма-ответа.
12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование органи­зации" и "Справочные данные об организации". Например, на бланках ЗАО "Локомотивное депо Куровская" место составления - " Куровская" - не проставляется. На контрактах и договорах рекомендуется указывать дан­ный реквизит.
13. Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользова­ния; Секретно; Конфиденциально, Коммерческая тайна и др.) простав­ляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. До­полняется реквизит номером экземпляра и другими данными, преду­смотренными законодательством, например:

Коммерческая тайна


Экз. №2


Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения.
14. Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физиче­ские лица. При адресовании в организацию ее название и название струк­турного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Мост-банк

Отдел кредитования

Должность лица, которому адресован документ, указывают в датель­ном падеже, например:


ОАО "МОСТРАНСАГЕНСТВО"

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

А.И. Смирновой

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по от­ношению к самой длинной строке, например:




В.Б. Рощину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно, например:

Начальникам отделений дорог

Московской железной дороги ОАО "РЖД"

Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следующих частей:



  • наименование организации;

  • структурное подразделение;

  • должность, инициалы и фамилия;

  • почтовый адрес.

Например:
ОАО "Российские железные дороги"
Начальнику департамента кадров
А.В. Рогову

ул. Ново-Басманная, 2

Москва, 107174

Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:



Начальнику департамента кадров
А.В. Рогову

ул. Ново-Басманная, 2

стр. 2, офис 5

Москва, 107174

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 1239. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса конвертах и документах:



  • именование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);

  • улица, № дома, № квартиры;

  • населенный пункт (город, поселок);

  • область, край, республика;

  • страна (для международных писем);

  • почтовый индекс.

Реквизит "Адресат" печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков - уголков . На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.
15. Гриф утверждения документа присутствует на документах, требующих тщательного удостоверения их подлинности и достоверности (на штатном расписании, на должностной инструкции), проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или спе­циально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшиф­ровки и даты утверждения, например:




УТВЕРЖДАЮ

Начальник Московско-Рязанской дистанции пути

Подпись А.В. Дашков

02.09.2003




При утверждении документа постановлением, решением, приказом, про­токолом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например


УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета директоров

от 21.09.2003 №4

или

УТВЕРЖДЕНА

Приказом Начальника Московско-Рязанской дистанции пути

от 03.09.2003 №21

Допускается гриф утверждения центрировать относительно самой длинной строки, например:



УТВЕРЖДАЮ

Начальник Московско-Рязанской дистанции пути

Подпись А.В. Дашков

02.09.2003


16. Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». Указания по исполнению полученного документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется, например пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

  • фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);

  • содержание поручения (конкретные действия);

  • срок исполнения;

  • подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответствен­ным за исполнение документа является лицо, указанное первым, осталь­ные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

О.Р. Васильевой. Отправить факс о согласии до 04.03.2003

или
А.В. Соловьеву. Подготовить проект контракта до 01.05.2003.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.


17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:


о чем (о ком)? Например:


в письме :

о сроках поставки продукции

в приказе:

о премировании работников дистанции пути за ноябрь2003 г.

в положении:

об отделе маркетинга


чего (кого)? Например:


акт:

расследования несчастного случая

протокол:

общего собрания акционеров

должностная

инструкция :



станционного диспетчера

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.


18. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой "К", словом или штампом "КОНТРОЛЬ".
19. Текст документа является основным элементом любого документа. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения этих структур.

Как правило, текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - выводы).

В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило, содержит основание или причину создания документа, а вторая – просьбу, решение, распоряжение, например:


Для улучшения информационного обеспечения деятельности юридического отдела прошу установить базу данных "Кодекс".
Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о зарплате работника.

В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие до­кументов других организации или ранее изданных документов, указыва­ются их реквизиты в следующей последовательности: название вида до­кумента, автор (организация), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:


В соответствии с постановлением правительства Москвы от 21.02.2003 № 240-П "О введении новых тарифов..."
В распорядительных документах организаций, действующих на прин­ципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:
ПРИКАЗЫВАЮ:

ПРЕДЛАГАЮ:
Если автором документа является коллегиальный орган, в распоряди­тельных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа, например:
ПОСТАНОВЛЯЕТ:

РЕШИЛ:
и в совместных распорядительных документах - от первого лица множественного числа, например:
РЕШИЛИ:

ПРИКАЗЫВАЕМ:
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:
СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:
Содержание выступлений - от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множительного числа, например:



"департамент осуществляет функции...", "в состав акционерного общества входит...", "комиссия установила:...".

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. п., то его сле­дует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами (2.1.5.).

Составление текстов писем рассматривается в разделе 1.3.6.


20. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 1 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указыва­ют его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Контракт от 20.07.2003 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15.09.2003 № 17 на 1 л. в 4 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку "Приложение" с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:




Приложение № 1

к приказу Начальника Московско-Рязанской дистанции пути

от 01.04.2003. № 12


21. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:


Начальник Московско-Рязанской дистанции пути

Подпись

О.А. Градов

Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается |сокращенно, например:













Начальник дистанции пути

Подпись

О.А. Градов

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписывающего документ, в реквизите "подпись" не указывается.

Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:


Начальник

Подпись

О. Градов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:




Начальник дистанции пути

Подпись

О.А. Градов

Главный бухгалтер

Подпись

Т.В. Гусева

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:




Префект СВАО г. Москвы

Префект ЦАО г. Москвы

Подпись Л.И. Петров

Подпись И.Г. Орлов

При подписании документов представителями различных организа­ций их должности располагаются на одном уровне, например:




Руководитель департамента

Президент фонда

пассажирских сообщений

социальной защиты


Подпись И.П. Трушин

Подпись И.С. Силае

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе ко­миссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:




Председатель комиссии

Подпись

А.С. Долохов

Члены комиссии

Подпись

Л.И. Антонова




Подпись

О.Р. Грошев




Подпись

А.И. Якушев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должно­стного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фа­милии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должно­сти лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Начальник департамента







грузовой и коммерческой работы

Подпись

А.В. Росков



22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:


СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента вагонного хозяйства

Подпись О.И. Трофимов

03.04.2003

Если согласование документа проводится протоколом, письмом и т. п., гриф согласования проставляется следующим образом:




СОГЛАСОВАНО

Протокол Правления АКБ

"Автобанк" от 03.04.2003 №5

23. Визы согласования документа включают подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования, при необходимости - должность визи­рующего. Используют для внутреннего согласования документов, а также виза ознакомления служит письменным подтверждением фактического доведения документа до сведения работника, например:




Юрисконсульт

Подпись Н.И. Власов

06.06.2003

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руко­водителем.

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их следующим образом:


Замечания прилагаются

Начальник отдела кадров

Подпись И.О. Громов

1.07.2003

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.


24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др.
25. Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:


Верно

Менеджер по персоналу Подпись Л.И. Градова

09.09.2003

Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись".


26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Устинов

324 95 87

или

Устинов Николай Петрович

324 95 87


27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись и дату, например:


В дело 1-5. Отправлен факс от 01.04.2000 № 1297

Подпись 06.04.2003

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.


28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты).

Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа, автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа, например:


Вх. № 00001

Дата 08.01.2003
29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
2.2. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
Для предприятия, его структурного подразделения, должностного ли­ца рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:

- общий бланк (для внутренних документов, например: для приказов, протоколов, актов;

- бланк письма (для внешних документов, например: для писем, факсов);

- бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем, рис.2.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (предприятия).


На общих бланках допускается указывать трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа, например:
__ №__
На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.


МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МПС РОССИИ)

Департамент управления перевозками
"___"_____________ Москва №_______


Рис. 2. Образец общего бланка организации


Бланк письма содержит реквизиты (см. рис. 3 - 4):

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Россий­ской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- код организации (предприятия) по ОКПО;

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (предприятия);

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера теле­фонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, ад­рес электронной почты, WеЬ-страницы в Интернет, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификаци­онный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части сле­дующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например:


____ №____; На №____ от_____________
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

- адресат;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

МИНИСТЕРСТВО

ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МПС РОССИИ)

Департамент управления Наименование адресата

перевозками


Новая Басманная ул.2, Москва, 107174

Тел.: (095) 363-55-66 Факс: (095) 363-55-61


________________№________________

на № _____________от ______________


Рис. 3. Образец углового бланка письма организации


МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МПС РОССИИ)

Департамент управления перевозками


Новая Басманная ул.2, Москва, 107174

Тел.: (095) 363-55-66 Факс: (095) 363-55-61


________________№________________

на № _____________от ______________




Рис. 4. Образец продольного бланка письма организации


  Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составля­ется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь допол­няется наименованием соответствующего вида документа, например:
"ПРИКАЗ", "РАСПОРЯЖЕНИЕ" и т. п.

МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(МПС РОССИИ)

Департамент управления перевозками


РАСПОРЯЖЕНИЕ
"___"_____________ Москва №_______

Рис. 6. Образец бланка конкретного вида документа организации


В деловой практике все чаще используются бланки руководителей пред­приятий, организаций, ведомств - должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например:
"Филиал Федерального государственного унитарного предприятия "Московская железная дорога"

НАЧАЛЬНИК ЛОКОМОТИВНОГО ДЕПО КУРОВСКАЯ

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные струк­турные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения, например:


следующая страница >>